Política de Tratamiento de Datos Personales

La Asociación de Caballistas Laboyanos (ASOCALA), con domicilio en Pitalito, Huila, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta a través de este sitio web y del área de asociados, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los modifiquen o reglamenten (Habeas Data).

Esta versión amplía y corrige la anterior. La versión inicial describía únicamente el registro de asociados y el formulario de PQRS, y no daba cuenta del resto de funcionalidades del portal: inscripciones a eventos, pagos en línea, registro de ejemplares equinos, galería de fotografías, correo transaccional y control de ingreso a eventos. Aquí se describen todas, se identifica a los terceros que intervienen en el tratamiento y se precisa qué se guarda en tu navegador. Las versiones anteriores quedan consultables en el historial de versiones.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: Asociación de Caballistas Laboyanos (ASOCALA).
• NIT: 891.104.779-9.
• Representante legal: Germán Sánchez.
• Domicilio y dirección: Recinto Ferial, Pitalito, Huila, Colombia.
• Correo electrónico: tesoreria@asocala.org
• Teléfono: +57 311 231 8321
• Área responsable de la atención a titulares: Tesorería de ASOCALA, a través de los canales anteriores o del formulario de PQRS.

2. Datos que recolectamos

No todos los datos se piden en todos los casos: depende de qué uses. Un visitante que solo consulta el sitio público no entrega ninguno.

2.1 Cuenta de asociado

Al crear tu cuenta pedimos nombres, apellidos, correo electrónico y contraseña. La contraseña se almacena cifrada mediante un algoritmo de derivación de claves (Argon2) y no es legible por nadie, ni siquiera por los administradores de ASOCALA. Si te registras con Google, recibimos el nombre y el correo asociados a esa cuenta; nunca tu contraseña de Google.

2.2 Perfil y ficha de asociado

Para completar tu perfil e identificarte en inscripciones y trámites recolectamos número de teléfono, tipo y número de documento de identidad, fecha de nacimiento, ciudad de nacimiento y de residencia, y género. También registramos tu vínculo con la asociación: tipo de tercero (socio, montador, criador…), estado y permisos dentro de la plataforma.

2.3 Inscripciones a eventos

Al inscribirte a un evento registramos el tipo de entrada o categoría, las respuestas al formulario que el organizador haya configurado para ese evento, los documentos que ese evento exija adjuntar —que pueden incluir copia de tu documento de identidad— y cualquier mensaje u observación que escribas. Cada inscripción genera además un código de verificación de entrada y, cuando ingresas al evento, la fecha y hora de tu ingreso y el medio por el que se verificó.

2.4 Pagos

Cuando una inscripción tiene costo registramos el valor, la moneda, el estado del pago, el medio empleado y la referencia u observación de la transacción. Si pagas en línea, los datos que diligencias en la pasarela —nombres, tipo y número de documento, teléfono y correo— se transmiten al procesador de pagos junto con el identificador de la transacción que este nos devuelve. Si reportas un pago manual, conservamos el comprobante que adjuntes. ASOCALA nunca recibe ni almacena el número completo de tu tarjeta, su fecha de vencimiento, su código de seguridad ni tus claves bancarias: esos datos los captura directamente el procesador de pagos en su propio entorno. De la transacción conservamos la respuesta que el procesador nos devuelve, que puede incluir información enmascarada del medio de pago —por ejemplo la franquicia y los últimos cuatro dígitos— con fines de conciliación y soporte.

2.5 Ejemplares equinos, criaderos y trámites

Si registras ejemplares o criaderos, guardamos sus datos y el vínculo de propiedad o representación contigo. En los trámites ante la asociación registramos tu calidad de solicitante, el asunto y mensaje, los documentos que el trámite exija y una copia de tus datos de contacto al momento de radicarlo.

2.6 PQRS y formulario de contacto

Recolectamos nombres, datos de contacto, el contenido del mensaje y los archivos que adjuntes, junto con el radicado asignado y el trámite que se le dé.

2.7 Fotografías y material audiovisual

Publicamos en la galería del portal fotografías y videos de las actividades de la asociación, en los que pueden aparecer personas identificables. Ver el numeral 6.

2.8 Datos técnicos y de seguridad

Al iniciar sesión, aceptar esta política o enviar un formulario registramos la dirección IP desde la que lo haces, el identificador de tu navegador o dispositivo (user agent) y la fecha y hora. La plataforma también deja registros internos de las acciones realizadas sobre la información. Estos datos existen por seguridad, trazabilidad y prueba, no para perfilarte ni para publicidad.

3. Finalidades del tratamiento

• Gestionar tu registro, tu cuenta y tu acceso al área de asociados.
• Administrar tu vínculo con ASOCALA y mantener actualizado el padrón de asociados.
• Gestionar inscripciones a eventos, controlar cupos y verificar el ingreso el día del evento.
• Procesar y conciliar los pagos asociados a inscripciones, emitir los soportes correspondientes y llevar el control de recaudo.
• Llevar el registro de ejemplares equinos y criaderos, y tramitar las solicitudes relacionadas.
• Dar trámite y respuesta a peticiones, quejas, reclamos y solicitudes (PQRS).
• Enviarte los correos propios del servicio: verificación de cuenta, recuperación de contraseña, invitaciones, confirmaciones y respuestas a tus solicitudes.
• Comunicarte novedades, citaciones a asamblea y demás información propia de tu vínculo con la asociación.
• Difundir las actividades de la asociación mediante fotografías y material audiovisual, en los términos del numeral 6.
• Elaborar reportes y estadísticas de participación, asistencia y recaudo para la gestión interna de la asociación.
• Velar por la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y conservar la trazabilidad de las operaciones.
• Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y de reporte que le apliquen a la asociación.

4. Datos facultativos

Algunos datos son opcionales y puedes no entregarlos sin que eso te impida usar la plataforma. En particular, el género es de respuesta facultativa —incluida la opción de preferir no responder— y las preguntas de los formularios de inscripción que no estén marcadas como obligatorias tampoco tienes que contestarlas. Si en algún formulario se te pide información sensible, se te advertirá y podrás abstenerte de responder.

5. Datos de menores de edad

Algunas actividades de la asociación involucran a menores de edad —por ejemplo, categorías juveniles de montadores—. El tratamiento de sus datos responde y respeta su interés superior y sus derechos fundamentales, y solo procede con la autorización previa del padre, madre o representante legal, quien es también quien debe crear y administrar la cuenta y realizar las inscripciones. Si detectamos que un menor creó una cuenta por su cuenta, suspenderemos el tratamiento hasta contar con esa autorización.

6. Fotografías y material audiovisual

ASOCALA registra sus eventos y actividades mediante fotografía y video y publica ese material en la galería del portal, en sus comunicaciones y en sus redes sociales, con el fin de documentar y difundir la vida de la asociación. En ese material pueden aparecer personas identificables.

Al participar en un evento de la asociación autorizas el uso de tu imagen con esa finalidad, sin contraprestación económica y sin fines comerciales ajenos a la asociación. Esta autorización es independiente del resto del tratamiento descrito en esta política y puedes revocarla en cualquier momento: escríbenos indicando la fotografía o el álbum y retiraremos el material del portal. Ten en cuenta que el material ya difundido en redes sociales de terceros o republicado por otros puede escapar a nuestro control técnico, aunque haremos lo que esté a nuestro alcance.

Para publicar material en el que aparezcan menores de edad se requiere la autorización de su representante legal.

7. Autorización

Al marcar la casilla de aceptación en el formulario de registro, al iniciar sesión con Google o al enviar un formulario de PQRS, autorizas expresamente a ASOCALA a tratar tus datos personales para las finalidades descritas en esta política. De cada aceptación dejamos constancia de qué versión del documento se te mostró, en qué fecha, desde qué dirección IP y por qué medio, de manera que la autorización sea demostrable. Esa constancia no se modifica ni se borra.

Si tus datos fueron incorporados a la plataforma a partir del padrón de asociados que la asociación llevaba antes de su puesta en marcha, te informamos por este medio, conforme al artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, que ASOCALA trata tus datos para las finalidades aquí descritas, y que puedes solicitar en cualquier momento su supresión o manifestar tu oposición por los canales del numeral 13.

8. Terceros que intervienen en el tratamiento

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados del tratamiento. No vendemos ni cedemos tus datos a terceros con fines comerciales ni publicitarios. Los proveedores que intervienen son:

• Pasarela de pagos (Wompi): procesa los pagos en línea de las inscripciones. Recibe tus nombres, tipo y número de documento, teléfono, correo y el valor a pagar, y captura directamente los datos de tu medio de pago.
• Google (Google Identity Services): interviene solo si eliges iniciar sesión con tu cuenta de Google.
• Google Maps: el mapa de ubicación incrustado en la página de inicio se carga desde servidores de Google al visitarla.
• Proveedor de correo electrónico: un servicio de envío de correo transaccional entrega los mensajes del sistema y, para ello, procesa tu dirección de correo y el contenido del mensaje.
• Proveedores de alojamiento e infraestructura: hospedan el portal, la base de datos y los archivos adjuntos.

Algunos de estos proveedores operan servidores fuera de Colombia, de modo que el tratamiento puede implicar una transferencia o transmisión internacional de datos, la cual se realiza bajo condiciones contractuales que exigen un nivel de protección adecuado.

9. Cookies y almacenamiento en tu navegador

Este sitio no utiliza cookies publicitarias, píxeles de rastreo ni herramientas de analítica como Google Analytics, Meta Pixel o similares: no medimos tu comportamiento de navegación ni construimos perfiles.

Sí guardamos información en el almacenamiento local de tu navegador, necesaria para que el portal funcione:

• Tu sesión: los credenciales de acceso que te mantienen conectado al área de asociados. Se borran al cerrar sesión.
• Tu preferencia de tema visual (claro u oscuro).
• Estado temporal de la interfaz: por ejemplo, un pago iniciado y aún sin confirmar, o qué secciones del panel dejaste plegadas.

Además, los servicios de terceros del numeral 8 pueden instalar sus propias cookies cuando intervienen: Google al iniciar sesión con tu cuenta o al cargar el mapa, y la pasarela de pagos durante el proceso de pago. Esas cookies se rigen por las políticas de sus respectivos proveedores. Puedes borrar todo este almacenamiento desde la configuración de tu navegador, teniendo en cuenta que al hacerlo se cerrará tu sesión.

10. Conservación de los datos

Conservamos tus datos mientras mantengas tu vínculo con ASOCALA y, después, durante el término exigido por la ley para efectos contables, fiscales o probatorios, o mientras subsista el deber de conservarlos.

Hay dos excepciones que conviene que conozcas: la constancia de tu autorización y los registros de auditoría de las operaciones realizadas en la plataforma no se eliminan cuando se suprime una ficha, porque son precisamente la prueba de que el tratamiento estuvo autorizado y de qué ocurrió. Tampoco se eliminan los soportes contables de pagos efectivamente realizados, que la asociación debe conservar por mandato legal.

11. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tu información: cifrado de las contraseñas, transmisión cifrada mediante HTTPS, control de acceso por roles y permisos de modo que cada administrador solo vea lo que su función requiere, adjuntos privados servidos únicamente por rutas autenticadas, límites de intentos en los formularios sensibles y registros de auditoría de las operaciones. Ningún sistema es infalible, pero nos comprometemos a mantener estas medidas y a informarte si llegara a presentarse un incidente que afecte tus datos, en los términos que exige la ley.

12. Tus derechos

Como titular de tus datos, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de tus datos.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Solicitar el retiro de fotografías o videos en los que aparezcas, conforme al numeral 6.
• Acceder de forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ASOCALA.

13. Cómo ejercer tus derechos

Puedes ejercerlos escribiendo a tesoreria@asocala.org o a través del formulario de PQRS, indicando tu nombre completo, tu documento de identidad, la solicitud concreta y un dato de contacto para responderte.

• Consultas: las atendemos en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible atenderla dentro de ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: los atendemos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo dentro de ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamo resulta incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.

14. Cambios a esta política

Si actualizamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma página con su fecha de entrada en vigencia, y las versiones anteriores quedarán disponibles en el historial de versiones. Cuando el cambio sea sustancial, te pediremos aceptar nuevamente la política la próxima vez que ingreses al área de asociados.